Personvernerklæring 23.04.2020

Gjenopptakelseskommisjonen skal behandle personopplysningene dine på en lovlig og sikker måte. 

På denne siden kan du lese om Gjenopptakelseskommisjonens behandling av personopplysninger. Du kan også lese om hvilke rettigheter du har når vi behandler dine personopplysninger. 

Gjenopptakelseskommisjonens sentrale samfunnsoppgave er å behandle begjæringer om gjenåpning av straffesaker. For å gjøre denne oppgaven, må vi samle inn informasjon som også omfatter personopplysninger. Informasjonen kommer fra straffesaksdokumenter som vi innhenter fra politiet, informasjon som vi får i forbindelse med utredning av saken og informasjon fra offentlige registre.  
Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, for eksempel navn, fødselsnummer, bosted, telefonnummer eller e-postadresse. 

Gjenopptakelseskommisjonens leder er behandlingsansvarlig for kommisjonens behandling av personopplysninger. 
Når vi i denne erklæringen skriver «personvernregelverket» mener vi personvernforordningen (GDPR) og den norske personopplysningsloven. 

Vi vil henvise til denne erklæringen ved spørsmål om hvordan vi håndterer personopplysninger. 

Personvernregelverket gjør unntak for saker som behandles etter straffeprosesslovens regler

Gjenopptakelseskommisjonens kjernevirksomhet er behandling av begjæringer om gjenåpning av rettskraftig avgjorte straffesaker. De aller fleste personopplysningene behandler vi i forbindelse med dette arbeidet. 

Begjæringer om gjenåpning av straffesaker behandles i medhold av reglene i straffeprosessloven. Personvernregelverket gjør unntak for saker som behandles og avgjøres i medhold av straffeprosessloven. Dette unntaket finner du i personopplysningsloven § 2 annet ledd bokstav b.

Dette betyr at det er gjort unntak for store deler av den behandlingen av personopplysninger som gjøres i kommisjonen. For personopplysninger som behandles i straffesaker har du derfor ikke de rettighetene som er beskrevet i denne personvernerklæringen under overskriften «dine rettigheter». 

Vi gjør likevel oppmerksom på at det finnes egne regler om innsyn i straffeprosessloven, og at vi ønsker å være åpne om hvordan personopplysninger behandles i kommisjonen og at opplysningene behandles på en forsvarlig og sikker måte, se nærmere om dette nedenfor.  

Gjenopptakelseskommisjonens behandling av personopplysninger i straffesaker

Det er straffeprosessloven som styrer hvordan personopplysningene behandles i straffesaker, og hvem som har rett til innsyn. Arkivloven setter regler for lagring, oppbevaring og sletting.

Hvilke personopplysninger vi behandler kan avhenge av hva slags saker vi behandler. Vi vil alltid behandle:

•    Opplysninger om identitet (navn, fødselsnummer mv.)
•    Kontaktinformasjon (bostedsadresse, e-postadresse, telefonnummer mv.)   

Vi behandler utelukkende særlige kategorier av personopplysninger, også kalt sensitive opplysninger (for eksempel helseopplysninger eller genetiske og biometriske opplysninger) når dette er strengt nødvendig for behandlingen av saken din. 

Personopplysningene lagres i vårt elektroniske sak- og arkivsystem. 

Vi kan få personopplysningene på ulike måter. Det kan være informasjon du selv gir oss ved bruk av telefon, e-post eller brev. Det kan også være informasjon du gir ved personlig oppmøte. Gjenopptakelseskommisjonen kan også innhente opplysninger om deg fra offentlige registre slik som Folkeregisteret, eller vi kan be om å få opplysninger fra andre offentlige etater. I noen saker kan det også bli aktuelt å innhente opplysninger fra utlandet. Kommisjonen kan også hente inn informasjon fra offentlig tilgjengelige kilder, som nettsider og sosiale medier. 

Du har krav på innsyn i Gjenopptakelseskommisjonens dokumenter etter straffeprosesslovens alminnelige regler, men slik at kommisjonen kan unnta dokumenter som den har utarbeidet for sin interne saksforberedelse. 

Alle ansatte i Gjenopptakelseskommisjonen og kommisjonens medlemmer har taushetsplikt etter samme regler som for dommere. 

Gjenopptakelseskommisjonens behandling av generelle henvendelser 

Gjenopptakelseskommisjonen mottar også noen generelle henvendelser, som ikke er knyttet til konkrete straffesaker. Også slike henvendelser kan inneholde personopplysninger, og henvendelsene kan være gjort via telefon, pr. e-post eller på papir.   
For slike henvendelser gjelder personopplysningslovens og forvaltningslovens regler. Etter offentleglova kan utenforstående få innsyn i opplysningene i disse dokumentene.

Gjenopptakelseskommisjonens behandling av personopplysninger ved ansettelser 

Gjenopptakelseskommisjonen bruker JobbNorge i forbindelse med ansettelser og mottar søknader med tilhørende dokumenter i deres system. Søkerlister lagres i vårt sak- og arkivsystem. Når ansettelse er foretatt, avsluttes saken i JobbNorge, og opplysninger slettes i henhold til JobbNorges rutiner. I vårt sak- og arkivsystem lagres dokumentene i henhold til arkivlovgivningen. 

I ansettelsessaker gjelder personopplysningsloven, forvaltningsloven og offentleglova. 

Gjenopptakelseskommisjonens behandling av personopplysninger om egne medarbeidere

Gjenopptakelseskommisjonen behandler personopplysninger om sine egne medarbeidere for å administrere lønn og arbeidsforhold. 
Personopplysninger som lagres er nødvendige for utbetaling av lønn og reise- og refusjonskrav. Det kan være navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon, lønnsopplysninger, skatteopplysninger, bankkontonummer og tidsregistrering. 
Alle våre medarbeidere har en personalmappe i vårt sak- og arkivsystem. Personalmappen inneholde nødvendige personalopplysninger knyttet til den ansattes arbeidsforhold. Opplysningene er sikret ved at bare autoriserte personer har tilgang, og opplysningene lagres i samsvar med arkivlovens bestemmelser.  

Vi har også laget en utfyllende personvernerklæring internt. Denne er tilgjengelig for alle våre medarbeidere. 

Telefon

I vår telefonsentral blir de siste 29 anropene registrert. Det betyr at vi midlertidig vil ha lagret hvilket telefonnummer du ringte fra, og når du ringte. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen. Notatet journalføres i vårt sak- og arkivsystem. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere og drifte telefonisystemet, og å sikre at mottatte opplysninger kan knyttes til saker som Gjenopptakelseskommisjonen har til behandling.

E-post

Gjenopptakelseskommisjonen mottar en del e-post. Dersom det er arkivverdig materiale, typisk en e-post som krever saksbehandling hos oss, skal den alltid journalføres i vårt sak- og arkivsystem. Den vil da bli lagret i henhold til arkivlovgivningen. Dette gjelder også e-poster som er sendt direkte til den enkelte saksbehandler. 

For å sikre at e-poster bli registrert i vårt sak- og arkivsystem uten unødig forsinkelse, ber vi om at alle e-poster sendes til vårt sentrale postmottak: post@gjenopptakelse.no. 

Vi ber om at du ikke sender taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger med e-post. Vanlig e-post er ukryptert, og det vil da kunne være en risiko for at opplysningene kommer på avveie. Vi vil heller ikke sende deg slike opplysninger i ukryptert e-post.
Behandlingsgrunnlaget for det ovennevnte er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre Gjenopptakelseskommisjonens IKT-infrastruktur.

Besøkende 

Besøkende skal ikke gå rundt i Gjenopptakelseskommisjonens lokaler på egen hånd med mindre de har fått en særskilt tillatelse til dette. Dette krever at de har en saklig grunn. De som kan komme i befatning med taushetsbelagt informasjon, må undertegne en taushetserklæring. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre at ansatte i Gjenopptakelseskommisjonen og personer som må ha tilgang til lokalene for å utføre nødvendig arbeid, får anledning til dette. 

Kamera i porttelefon

Ved inngangspartiet på gateplan hos Gjenopptakelseskommisjonen er det montert et kamera med mikrofon. Den aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises, men det gjøres ikke opptak. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til Gjenopptakelseskommisjonens lokaler.

IKT og sikkerhet  

Vi beskytter opplysningene vi har om deg på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer, og adgangskontroll til våre lokaler. Tilgangen til våre elektroniske systemer er beskyttet med passord.  

Personopplysninger som er lagret i våre IKT‐systemer er tilgjengelige for oss og kan være tilgjengelige for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. 
Det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
Tilgang til personopplysninger er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Lagring og oppbevaring av personopplysninger

Etter at saksbehandlingen er avsluttet, vil saken bli arkivert i vårt sak- og arkivsystem. Alle saksdokumenter arkiveres elektronisk, og eventuelle papirkopier blir makulert. Arkivet vårt er innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder både nå og i fremtiden. Dette er vi pliktige til etter arkivloven med tilhørende forskrifter og regelverk. Arkiverte saker skal avleveres til Riksarkivet etter om lag 20-30 år.

Lagring som angitt over følger av krav i arkivloven m.v., og er vurdert som nødvendig av hensyn til å oppfylle lovpålagte oppgaver. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 5 nr. 1 bokstav e, artikkel 6 nr. 1 bokstav c (nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse). 

Dine rettigheter

Når Gjenopptakelseskommisjonen behandler personopplysninger om deg, har du enkelte rettigheter etter personvernregelverket. 
Vi minner om at disse rettighetene ikke gjelder for personopplysninger som inngår som ledd i Gjenopptakelseskommisjonens behandling av straffesaker, se foran. 

I andre saker har du rettigheter i tilknytning til personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

•    Rett til innsyn

Du kan kreve å få innsyn i blant annet hvilke personopplysninger som er registrert om deg, hvor de stammer fra og hvorfor vi har dem. Du kan også få utlevert en kopi av de personopplysningene vi sitter på. Dette gjelder bare så langt ikke taushetsplikt er til hinder for dette. Du har ikke rett til å få informasjon om hvorvidt vi behandler opplysninger om andre. 

For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at du kan dokumentere din identitet. 

•    Rett til å kreve retting

Hvis du etter å ha fått innsyn i dine personopplysninger oppdager at informasjonen vi sitter på er feil, ufullstendig eller unøyaktig, kan du be Gjenopptakelseskommisjonen rette opplysningene. 

•    Rett til å kreve sletting (retten til å bli glemt)

Gjenopptakelseskommisjonen har allerede sletterutiner etter gjeldende kassasjonsregler. Du har likevel rett til å be oss slette de opplysningene vi sitter på. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom vi har et rettslig grunnlag for å bevare opplysningene, for eksempel at en annen lov nekter oss å slette dem, eller du ikke har tungtveiende og rettmessige grunner til å kreve sletting. 

•    Rett til å trekke samtykke tilbake

Dersom vår behandling av personopplysninger er avhengig av at vi har et samtykke fra deg, kan du når som helst trekke samtykket tilbake. 

•    Rett til begrenset behandling

Denne retten gir deg mulighet til å kreve at Gjenopptakelseskommisjonen midlertidig stopper bruken av dine personopplysninger. Du kan kreve det hvis du mener at opplysningene vi sitter på er unøyaktige eller vi ikke har tilstrekkelig grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da stoppe behandlingen inntil vi har undersøkt innsigelsene dine.

Du kan lese mer om dine rettigheter på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no 

 •    Klage til tilsynsmyndigheten 

Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside.

Kontakt
Gjenopptakelseskommisjonens leder er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter etter personvernregelverket, kan du ta rette en henvendelse til leder eller personvernombudet på post@gjenopptakelse.no.